Kommittésammanträde onsdagen den 10 mars 2021

Närvarande (kommittén): Joakim Palme (ordförande), Annika Sunden, Kerstin Brunnberg, Olof Åslund, Pieter Bevelander.

Närvarande (kansliet): Mattias Wahlstedt (kanslichef), Constanza Vera-Larrucea, Daniel Silberstein, Diana Sarbast, Henrik Malm Lindberg, Iris Luthman, Sara Thalberg, Suzanne Planchard, Åsa Holmquist, och Johanna Hemberg

Dagordning

1) Mötets öppnande

Ordföranden öppnar mötet och hälsar kommitté och kansli välkomna.

2) Godkännande av föregående sammanträdesprotokoll

Föregående protokoll godkänns.

3) Godkännande av dagordning

Dagordningen godkänns.

4) Information från kansliet

i. Personalläget
Kanslichefen informerar om personalläget. Daniel Silberstein och Diana Sarbasts anställningar är förlängda till och med den 31 december 2021. Caroline Tovatt som har varit tjänstledig har begärt sitt entledigande.

Kommittén ställer sig bakom följande notering till protokollet:

Med anledning av att Caroline Tovatt lämnat sin tjänst som biträdande kanslichef på Delmi för en tjänst på Universitetskanslersämbetet vill kommittén tacka för de stora insatser som Caroline gjort för uppbyggnaden och driften av Delmi. Caroline rekryterades redan 2015 som utredningssekreterare och kom att betyda mycket under den uppbyggnadsfas som Delmi då befann sig i både verksamhets- och personalmässigt. Hon bidrog i stor utsträckning till kollegialiteten vid kansliet och det kvalitetstänkande som utmärkt alla delar av verksamheten. 2018 tillträdde hon som biträdande kanslichef. Hennes stora ansvarstagande för Delmi och förmåga till prioriteringar utmärkte hennes tid som tf. kanslichef under 2019. Hennes stora insatser för Demis återvändandeprojekt, både i egen regi och så småningom med AMIF-finansiering, förtjänar ett särskilt omnämnde. Carolines insatser utgör också exempel på de varaktiga avtryck hon gjort på verksamheten.

ii. Arbetsmiljö och handlingsplan
Kanslichefen informerar kommittén om arbetsmiljön på kansliet och den handlingsplan som tagits fram och som kansliet löpande kommer att arbeta med. Hela kansliet har varit delaktiga i framtagandet av handlingsplanen som nu kommer att uppdateras och revideras i lärandeprocessen kring arbetsmiljö på kansliet. Kanslichefen informerade också om en sjukskrivning och det arbete som vidtagits med anledning härav. Kommittén uttryckte sitt stöd till genomfört och pågående arbetsmiljöarbete.

iii. Ekonomi och Budget
Kanslichefen presenterar Delmis aktuella ekonomi och budgetläget. Kommittén välkomnade budgeten och var positiva till dess utrymme för flexibilitet. Lönekostnadernas andel av den totala budgeten diskuterades.

Beslut: Kansliet ska till nästa kommittésammanträde ta fram en översiktlig jämförande budgetanalys visavi andra myndigheter och kommittéer av motsvarande storlek och med motsvarande uppdrag som Delmi.

5) Arbetsordning

Kanslichefen presenterar ett utkast till reviderad arbetsordning för Delmi.

Beslut: Kommittén godkänner ändringarna i arbetsordningen som därmed är antagen och kan publiceras på Delmis hemsida.

6) Utvärdering av genomfört arbete sedan det senaste kommittésammanträdet

Denna punkt ska vara återkommande på kommittésammanträdena.

• Kanslichefen beskriver de lärandeprocesser som finns på Delmi och nämner som exempel ett dokument om webbinarium som revideras löpande i samband med ökad erfarenhet på kansliet.

• Kommittén är mycket nöjda över Delmis nya podcast-serie.

• Kommittén är positiv till webbinarium som i även i framtiden bör vara ett alternativ eller komplement till fysiska seminarier. Kommittén är vidare positivt inställda till att försöka dra ned på kostnaderna för webbinarier genom att kansliet utför mer av det kringliggande arbetet.

7) Delmis planeringsdokument

Kanslichefen berättar om tanken med de framtagna strategidokumenten. Program- och strategidokumentet ska slås fast och publiceras på hemsidan, medan verksamhetsplanen ska vara ett levande  internt dokument. Ordföranden öppnar för synpunkter från övriga kommittén som ställer sig positiva till detta arbetssätt.

8) Program och strategi 2021–2025

Ordföranden går igenom de ändringar i strategidokumentet som gjorts sen förra sammanträdet.

Beslut: Kommittén godkänner strategidokumentet som därmed är antaget och kan publiceras på Delmis hemsida.

9) Verksamhetsplan

Kanslichefen går igenom verksamhetsplanen. Följande punkter kan särskilt noteras.

• Kanslichefen samt medarbetare på kansliet går igenom Delmis nya webbplats, poddserie och Linkedin samt visar sammanställningar på besöksstatistik. I frågan om den löpande digitaliseringen är  kommittén positiv till utvecklingen men önskar ett tillägg i dokumentet i och med önskan om en gradvis återgång till fysiska seminarier när så blir möjligt post Corona, med orden ”att vi för tillfället inte planerar för fysiska seminarier”.

• Återvändande III och den kommande AMIF/AMF ansökan. Ett större projekt med längre löptid (2–3 år) har välkomnats av AMF, vilket kommittén ställer sig positiva till med tillägget att detta inte får tränga ut övrig verksamhet på Delmi.

• I frågan om framtida projekt lyfte ordföranden ett flertal punkter att ta i beaktande; slutförandet av pågående projekt, Delmis relativt långa ledtider, problem med kvalitetsbrister i utkast, eventuell popularisering av redan befintlig internationell forskning samt hur man ska finna nya projekt (genom utlysningar och annonsering).

• Kommittén diskuterar de olika förslagen för framtida studier samt kommer med egna förslag. Däribland uttryckte kommittén intresse för projekt rörande bland annat:
- Blockchains och biometriska data.
- Skolan och de svaga resultaten för de med invandrarbakgrund, vad leder detta till (boendesituation, kriminalitet och arbetsmarknad)?
- Vad händer med asyl- och migrationspolitiken på EU-nivå?
- Nyanlända kvinnors företagande.
- Inför det stundande valet kan även en uppföljning på valdeltagande bland utrikesfödda vara intressant.

Beslut: Kansliet ska fortsätta jobba med Verksamhetsplanen och idéer för nya projekt, parallellt med att få klart nuvarande projekt. Detta bör bli en central punkt vid nästa kommittésammanträde.

10) Övriga frågor

-

11) Mötets avslutande

Ordföranden framhåller att kansliet gjort ett bra jobb med webbinarier, Delmipodden och den nya hemsidan. Digitaliseringen går mycket bra! Ordföranden tackar och avslutar därmed mötet. Suzanne Planchard tackas särskilt för ett mycket gott arbete kring förberedandet av detta sammanträde.