Kommittésammanträde tisdagen den 22 september 2020
Närvarande (kommittén): Pieter Bevelander, Kerstin Brunnberg, Åsa Carlander Hemingway, Annika Sundén, Joakim Palme (ordförande)och Olof Åslund.
Närvarande (kansliet): André Asplund, Pierre Bodin, Raoul Galli, Åsa Holmquist, Henrik Malm Lindberg, Suzanne Planchard, Diana Sarbast, Daniel Silberstein, Sara Thalberg, Constanza Vera-Larrucea och Mattias Wahlstedt.

Dagordning

1) Joakim Palme öppnar mötet.
Godkännande av föregående mötes sammanträdesprotokoll (Bilaga 1) samt godkännande av dagordning.

2) Beslut med anledning av tillsättning av ny kanslichef
Kommittén godkänner utformningen av annons för ny kanslichef. Kommittén godkänner att Mattias Wahlstedt anställs på 50 % som tf kanslichef från den 1 oktober till den 31 december eller till dess en ny kanslichef anställts.

3) Information från kansliet
- Budget
Constanza Vera-Larrucea redogör för budgeten (Budgetuppföljning Bilaga 2+2.1). Det konstateras att det finns ett överskott. Det diskuteras hur detta kan användas, kanske till extern kommunikation. Det noteras vidare att det inte finns lika stort handlingsutrymme nästa 
år som i år. (1.9 Mkr i år, 600 tkr 2021.) Kansliet tar med sig det i planeringen och prioriteringen under hösten.
- Beställningen av synopsis (Bilaga 3+3.1)
Constanza Vera-Larrucea redovisar.

Covid19
Bör prioriteras. En Policy Brief produceras som minimialternativ. En annan möjlighet är en kunskapsöversikt men det beror på om man hittar en lämplig skribent. Avgränsa till fokus på rörlighetsfrågorna. Angeläget att ta fram, eller sprida kunskap om det redan finns studier på detta.
Beslut: En PB under hösten är en klar prioritering från Kommittén. Kansliet återkommer med förslag på hur detta tas vidare.

Gymnasielagen synopsis
Beslut: Uppdatering av vilka undersökningar som är på gång. En inventering och uppdatering av vad som görs på området. Åsa Carlander Hemingway kan bistå genom att förmedla information från Migrationsverket.

Ny Bridging the Gaps
Beslut: Punkten behålls och möjlig planering görs nästa år. Kommer krävas pengar och förberedelser. Nordiskt samarbetet är önskvärt. Realistiskt med en rapport under 2022.

Metaöversikter
Beslut: Kansliet etablerar bilaterala kontakter med berörda i kommittén och återkommer med förslag på hur vi tar denna punkt vidare.

Reformområden
Beslut: Kansliet återkommer med förslag på en 5-årsplan för verksamheten. Några förslag till punkter att inkludera är AKI, posted workers, EU och asyl, FN, PGU och nordiskt arbete.

Data beställningar
Beslut: Inte högsta prioritet. Eventuellt skulle en extern forskare kunna ges i
uppdrag att ta fram en idé om vilka frågor som skulle kunna ställas i en
surveyundersökning.

Arbetsfördelning
Beslut: Kansliet ska ha en planeringsdag med fokus på arbetsfördelning och arbetsmiljö. Återrapportering ska ske till Joakim Palme.

Översikt projektkalender (Bilaga 4)
CVL går genom projektkalendern. Fyra rapporter måste godkännas innan årsskiftet.

4) Delmis extern kommunikation (Bilaga 5)
Kansliet fick beröm för ett mycket bra underlag. Samtliga ledamöter ställde sig mycket positiva till webbinarier. Det bedömdes också vara intressant med poddar i enlighet med kansliets  förslag. Det är dock viktigt att ta hänsyn till befintlig kapacitet och inte skapa en orimlig börda på kansliet. Det är viktigt med en prioritering.
Beslut: Klar prioritering att dra igång med webbinarier, i anslutning till de nya rapporter som kommer, men även överväga hur de som kom i våras kan utnyttjas på lämpligt sätt. Kansliet återkommer med förslag kring poddverksamhet.

5) AMIF (Bilaga 6)
Beslut: Henrik Malm-Lindberg utses till projektledare.
Henrik Malm-Lindberg informerar om AMIF, vissa förseningar, IOM, Covid19 samt försämrat säkerhetsläge. Analys av data från Afghanistan pågår just nu. Rapport slutredovisas någon gång mars-april 2021.

6) Arbetsmiljöfrågor
Joakim Palme informerar att det från Ju dep tagits fram underlag för tre halvdags HR-workshops för kansliet. Den första för att inventera problembilden, den andra för att diskutera och gå på djupet och en tredje med uppföljning. När det är klart kommer avrapportering ske till kommittén.
Beslut: Kommittén godkänner detta.

Kanslichefen står i löpande kontakt med ordförande om arbetsmiljön på kansliet, och informerar ledamöterna vid behov.

Samtliga ledamöter underströk vikten av att ha en öppen tvåvägs dialog mellan kommittén och kansliet på sammanträdena. Om möjligt ska frågetecken rätas ut.

Fråga ställdes om ny biträdande kanslichef. Det konstaterades att vi får återkomma till den frågan. Först ska en kanslichef rekryteras.

7) Planering av kommittésammanträdet
Nästa sammanträde äger rum den 26 november och inget annat.

8) Övriga frågor
Kommittén i sin helhet riktar ett tack till Kristof Tamas för de mer är 6 år han varit kanslichef. Han byggde upp verksamheten från grunden och identifierade tidigt mycket bra  verksamhetsformer och rekryterade skickliga medarbetare. Han har lett en enastående produktiv verksamhet med mycket hög kvalitet och stor bredd. Kristofs erfarenheter från forskning och reformverksamhet på nationell, europeisk och global nivå har varit av utomordentligt stor betydelse för detta. Att kommitténs uppdrag har förlängts två gånger är ett av flera goda kvitton. Den dokumenterat goda spridningen i olika samhällssfärer ett annat. En utomordentligt god grund för den fortsatta verksamheten. Kommittén önskar Kristof välgång med sina nya uppdrag på Justitiedepartementet.

8) Mötets avslutning
Ordförande avslutar mötet och tackar Constanza för förberedande av mötet och tackar kansliet för underlagen.